Administrative assistant | Adjoint administratif

Administrative assistant | Adjoint administratif

Valoris for Children and Adults of Prescott-Russell | Embrun, ON, K0A 1W1, CA
Job Type: Full TimeSalary Range:$41,023 – $50,462 

Posted 10 days ago

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Description

Grille salariale: S5

1er avril 2022 : 41 023$ à 50 462$

1er avril 2023 : 41 460$ à 50 967$

Objectif de la fonction administration

L'équipe de la fonction administration travaille en partenariat avec les employés de Valoris pour les appuyer et les soutenir dans l'offre de service à la clientèle. Les services administratifs incluent une équipe de soutien aux services enfants, familles et adultes.

Fonctions principales

  • Rédiger, réviser,
  • faxer, poster, corriger et traduire la correspondance à l'attention des membres de la communauté, des partenaires communautaires, du tribunal, des avocats, du Ministère, de l'interne, etc.
  • Rédiger et réviser des documents spécialisés selon l'expertise et la nature des dossiers (ex. documents juridiques, divulgations, etc.).
  • Établir et tenir des systèmes de classement (ex. répertoires, One Drive, Divorce Mate, etc.), selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures judiciaires, et contrôler la sécurité de documents confidentiels.
  • Respecter de la confidentialité des renseignements personnels et de la vie privée de tous les employés et de la clientèle.
  • Organiser des rencontres autant à l'interne qu'à l'externe, et en assurer la logistique et les suivis appropriés avec les outils à la disposition tels que YaRooms et Teams (ex. convocation, comparutions au tribunal, réservation de salles, commande de repas, etc.).
  • Appuyer directement les employés et gestionnaires pour diverses tâches administratives incluant effectuer des suivis avec des professionnels de l'externe.
  • Numériser et télécharger des données dans les bases de données utilisées par Valoris (ex. Matrix ou CPIN).
  • Aider au maintien à jour de l'Intranet.
  • Offrir un appui à la réception du centre de services.
  • Assurer la gestiond'une petite caisse.

Formation et expérience de base

  • Diplôme d'études postsecondaires, préférablement lié à la bureautique, au secrétariat ou à l'administration
  • Pour un poste d'adjoint administratif dans le service juridique, la démonstration de l'expérience et/ou des études pertinentes dans le domaine juridique
  • De l'expérience en bureautique est un atout
  • Bilinguisme à l'oral et à l'écrit
  • Permis de conduire valide

Compétences recherchées

  • Avoir une bonne capacité de concentration, considérant les interruptions fréquentes, tout en s'assurant d'une grande minutie.
  • Avoir de l'entregent et d'excellentes capacités communicationnelles pour bien servir la clientèle.
  • Avoir une bonne gestion du temps afin de pouvoir planifier, organiser et prioriser selon les situations et demandes.
  • Pouvoir s'adapter à divers situations.
  • Bonne gestion du stress et de soi au quotidien, ainsi que lorsque face à des situations difficiles.
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit et à l'oral.
  • Maîtrise de la suite Microsoft de base (Word, Excel, PowerPoint, Publisher).
  • Maîtrise de logiciels d'appui administratif (Adobe Acrobat Reader, Antidote, OneDrive, Teams, Liquid Files, etc.).

Travaillant avec une clientèle vulnérable, Valoris plaide en faveur et encourage son personnel à procéder à une complète vaccination contre la COVID-19. Une candidature qui confirme être pleinement vaccinée (et soumet les preuves) sera hautement considérée.

Grille salariale: S5

1er avril 2022 : 41 023$ à 50 462$

1er avril 2023 : 41 460$ à 50 967$

Objectif de la fonction administration

L'équipe de la fonction administration travaille en partenariat avec les employés de Valoris pour les appuyer et les soutenir dans l'offre de service à la clientèle. Les services administratifs incluent une équipe de soutien aux services enfants, familles et adultes.

Fonctions principales

  • Rédiger, réviser,
  • faxer, poster, corriger et traduire la correspondance à l'attention des membres de la communauté, des partenaires communautaires, du tribunal, des avocats, du Ministère, de l'interne, etc.
  • Rédiger et réviser des documents spécialisés selon l'expertise et la nature des dossiers (ex. documents juridiques, divulgations, etc.).
  • Établir et tenir des systèmes de classement (ex. répertoires, One Drive, Divorce Mate, etc.), selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures judiciaires, et contrôler la sécurité de documents confidentiels.
  • Respecter de la confidentialité des renseignements personnels et de la vie privée de tous les employés et de la clientèle.
  • Organiser des rencontres autant à l'interne qu'à l'externe, et en assurer la logistique et les suivis appropriés avec les outils à la disposition tels que YaRooms et Teams (ex. convocation, comparutions au tribunal, réservation de salles, commande de repas, etc.).
  • Appuyer directement les employés et gestionnaires pour diverses tâches administratives incluant effectuer des suivis avec des professionnels de l'externe.
  • Numériser et télécharger des données dans les bases de données utilisées par Valoris (ex. Matrix ou CPIN).
  • Aider au maintien à jour de l'Intranet.
  • Offrir un appui à la réception du centre de services.
  • Assurer la gestiond'une petite caisse.

Formation et expérience de base

  • Diplôme d'études postsecondaires, préférablement lié à la bureautique, au secrétariat ou à l'administration
  • Pour un poste d'adjoint administratif dans le service juridique, la démonstration de l'expérience et/ou des études pertinentes dans le domaine juridique
  • De l'expérience en bureautique est un atout
  • Bilinguisme à l'oral et à l'écrit
  • Permis de conduire valide

Compétences recherchées

  • Avoir une bonne capacité de concentration, considérant les interruptions fréquentes, tout en s'assurant d'une grande minutie.
  • Avoir de l'entregent et d'excellentes capacités communicationnelles pour bien servir la clientèle.
  • Avoir une bonne gestion du temps afin de pouvoir planifier, organiser et prioriser selon les situations et demandes.
  • Pouvoir s'adapter à divers situations.
  • Bonne gestion du stress et de soi au quotidien, ainsi que lorsque face à des situations difficiles.
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit et à l'oral.
  • Maîtrise de la suite Microsoft de base (Word, Excel, PowerPoint, Publisher).
  • Maîtrise de logiciels d'appui administratif (Adobe Acrobat Reader, Antidote, OneDrive, Teams, Liquid Files, etc.).

Travaillant avec une clientèle vulnérable, Valoris plaide en faveur et encourage son personnel à procéder à une complète vaccination contre la COVID-19. Une candidature qui confirme être pleinement vaccinée (et soumet les preuves) sera hautement considérée.





PI192314558